Предизвикателства при внедряване на нови технологии
Процесът по преструктуриране на информацията и информационните потоци често отнема време и среща редица препятствия. Внедряването на нови технологии се затруднява заради сложността на процесите и ниската степен на приемственост сред служителите, свикнали с установени методи и дългогодишни процеси за съхранение на информация, например чрез файлови сървъри. Лесният за използване и гъвкав DMS софтуер searchIT предлага бързо и ефективно решение на тези проблеми.
Неочаквани разходи
Дългите процеси на преобразуване водят до високи косвени разходи. Обработката на метаданни, като разпределяне на ключови думи или категоризиране чрез тагове, често отнема значителна част от работния ден. С searchIT не само намалявате косвените разходи за такива операции, но и оптимизирате инвестицията си при закупуване на DMS система.
searchIT -Вашето решение
За бързо и целенасочено намиране на документи и файлове са разработени по-ефективни технологии в сравнение с традиционните DMS системи. Използвайки вътрешни корпоративни търсачки, подобни на интернет търсачките, searchIT позволява на компаниите да търсят ефективно в големи обеми вътрешни документи и информация.
Нашето решение
Управление на документи от ново поколение
Без значение къде се съхраняват файловете и каква система за класификация е използвана, милиони документи могат да бъдат претърсени за части от секундата.
DMS софтуер с поддръжка на множество източници на данни
Едно от основните предимства на searchIT е възможността да индексира и претърсва разнообразни източници. Независимо дали става въпрос за файлов сървър, база данни, имейл сървър или друга информационна система, searchIT може да работи с почти всеки вид източник на информация.
Нехомогенни източници не са пречка
За разлика от традиционните системи за управление на документи, searchIT не ограничава служителите с фиксирани схеми за съхранение. Като усъвършенстван софтуер за управление на документи, той извлича информация и метаданни от различни, нехомогенни източници и предоставя възможност за структурираното им намиране – истинско управление на документи от ново поколение.
Многобройни функции
Филтриране по ключови думи
searchIT предлага различни технологии за филтриране, които Ви помагат да откриете точните документи в големи файлови колекции. Условията за търсене могат да се комбинират или изключват чрез логическите оператори И, ИЛИ и НЕ.
Филтриране по метаданни
На ваше разположение е широка гама усъвършенствани филтри, базирани на тип файл, размер, дата, автор или географски координати. Чрез свързване на отделни бази данни на синоними, например в хода на търсенето – номерата на артикулите могат да се преобразуват в имена на продукти и обратно.
Усъвършенстван DMS софтуер
Вградените AI алгоритми позволяват извличане на теми и автоматично класифициране на документите, което прави търсенето и откриването на информация още по-лесно. Изкуственият интелект подпомага разпознаването на фактури, оферти или имейли с оплаквания, като оптимизира работните процеси.
Структура и трансформация на данни
Улеснено структуриране
За разлика от традиционните системи за управление на документи, searchIT предлага възможности за трансформация на структурата и данните. Например: неструктурираната папкова структура на файлов сървър може да бъде преобразувана в ясна и подредена, а файловете – прекласифицирани на базата на извлечените критерии.
Автоматизация на високо ниво
Въз основа на критериите за класификация searchIT създава нови папки и структурира данните автоматично. Ако новата структура трябва да съществува паралелно със старата, могат да се използват преки пътища (Shortcuts), което елиминира необходимостта от дублиране на данните.
Вашите предимства от класификация с DMS
Освен автоматично извлечените метаданни като автор, дата, тип файл и други, класификациите, базирани на ключови думи, могат да се използват като допълнителни критерии за организиране на документите. С интегрирани AI алгоритми съдържанието на документите може да бъде автоматично категоризирано и темите – извлечени. Практическите приложения на тази функционалност включват, например, автоматично откриване на имейли с жалби или съхранение на извлечени фактури по години.
Контакт
Ние предлагаме цялостна услуга и корпоративна търсачка от висок клас. Свържете се с нас.
